Därför väljer företagen bort A3-skrivare

...Och effektivitet är viktigare än någonsin. Världen befinner sig mitt i en ekonomisk kris med hot i form av miljö- och samhällsrisker, ett osäkert geopolitiskt läge och en pågående digital omvandling som omfattar samtliga sektorer. Företag som tidigare främst har fokuserat på effektivitet och kostnad måste nu även ta hänsyn till miljöaspekter, medarbetarnas välbefinnande och ett förändrat affärslandskap för att säkerställa att all ny utrustning är framtidssäkrad för bibehållen produktivitet och lönsamhet. 

Kontorsmiljön som vi känner den har förändrats, lokalerna och den tekniska utrustningen har rationaliserats. Kontoret är inte längre en centraliserad arbetsplats där alla medarbetare samlas fem dagar i veckan. I stället ser vi en mer decentraliserad arbetsmiljö ta form. Medarbetarna förväntar sig flexibla hybridlösningar eller renodlat distansarbete, och när de anställda arbetar från det egna hemmet minskar behovet av fysiska lokaler på huvudkontoret, och även av centraliserad teknisk utrustning på plats. Detta har lett till att medarbetarna använder mindre skrivare där de befinner sig för stunden.

Och eftersom vårt sätt att arbeta har förändrats – numera ofta i mindre, geografiskt utspridda grupper – måste även möjligheterna till utskrift och skanning optimeras för maximal nytta både vad gäller placering och kvalitet.

Laser- och multifunktionsskrivare – små och effektiva

Som vi redan nämnt är större inte nödvändigtvis bättre. Så varför fortsätter företagen att använda centraliserade maskiner tänkta för många användare när kontoren allt oftare ekar tomma och de flesta arbetar på distans? 

Större, centraliserade enheter passar bra för stora utskriftsvolymer och myllrande kontor. Tidigare prioriterades en låg utskriftskostnad per sida, men med minskade utskriftsvolymer är det över tid mer kostnadseffektivt att investera i kompakta A4-maskiner – det vanligaste formatet för både utskrift och skanning – även om kostnaden per sida är något högre. De här små, effektiva maskinerna kan placeras närmare varje enskild medarbetare och tillgodose de löpande behoven av utskrift och skanning med hög kvalitet och energieffektivitet i en liten, prisvänlig storlek. 

Framtidens skrivare

Bland de tre främsta områden som företagen planerar att investera i under de kommande åren är två teknikrelaterade, enligt en studie från Savanta, nämligen mjukvara och hårdvara. Här förväntas skrivarkostnader bli en av de viktigaste posterna i den nya budgetorganisationen.

Även om utskriftsbehovet minskar på dagens kontor behövs fortfarande en tillräcklig mängd skrivare. Inte för att hantera de stora utskriftsvolymer vi såg för några år sedan, utan snarare för avancerade funktioner som skanning och digitisering av viktiga dokument. Detta skapar inte bara effektivare processer, det bidrar även till ökad säkerhet när allt fler anställda arbetar hemifrån.  

I den här nya miljön är det ännu viktigare att fokusera på cybersäkerheten och möjliggöra flexibel och säker uppkoppling oavsett plats. Skrivaren är trots allt en IoT-enhet (Internet of Things), och hemmets privata nätverk eller Wi-Fi kan utgöra en relativt enkel ingångspunkt för en skicklig hackare. Skrivare hanterar ofta konfidentiell information och kan även drabbas av stöld eller säkerhetsintrång. Flera skrivare på decentraliserade kontor och hemmakontor innebär en ökad risk som företagen måste vara medvetna om.

Det innebär i sin tur att skrivare bör behandlas på samma sätt som datorer, och omfattas av företagets IT-nätverk så att de kan övervakas och underhållas enligt samma rutiner. På så sätt kan IT-teamen inte bara skydda skrivarna, utan även bevaka användning och kostnader samt erbjuda support vid behov. IT-teamen bör även säkerställa att medarbetarna kan arbeta effektivt var de än befinner sig. Och med tanke på dagens hybridarbete är det uppenbart att multifunktionella A4-maskiner är den bästa lösningen. Det återspeglas även i försäljningssiffrorna. I samband med pandemin rasade försäljningen av A3-enheter och kopieringsmaskiner, men enligt GfK (Growth from Knowledge) har försäljningen av skrivare fortsatt att öka stadigt sedan utbrottet – ett tydligt tecken på behovet av anpassning. 

Företagen är medvetna om att de måste erbjuda sina anställda rätt utrustning på ett flexibelt, kostnadsanpassat och säkert sätt. Det är hög tid att fokusera på effektiviteten.

Om du överväger om du fortfarande behöver A3-enheter i din verksamhet, kontakta en expert redan idag.

^{1 Source: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses}