Behöver företagen fortfarande en stor och skrymmande A3-kopiator?

De senaste årens händelseutveckling har inneburit distansarbete och flexibilitet, vilket i sin tur har fått oss att omvärdera våra lokaler och hur vi använder dem. Enligt en rapport från Savanta  planerade 70 % av alla medelstora och stora företag att minska sina fysiska kontorslokaler redan i slutet av 2020. 

Övergången till hybridarbete innebär att vi nu kan välja mellan att arbeta hemifrån, på kontoret eller kanske på ett kontorshotell i anslutning till hemmet. Därmed kommer företagen med största sannolikhet att minska sina kontorsytor och i stället investera i mindre filialkontor närmare medarbetarnas hem, eller helt enkelt låta de anställda arbeta hemifrån. 

Det kommer i sin tur att leda till att stora huvudkontor, antingen i eller utanför städernas affärscentrum, stegvis kommer att få en mer symbolisk än funktionell betydelse – en kulturell och strategisk bas för företaget snarare än en plats dit medarbetarna tar sig varje dag. Naturligtvis måste allt detta åtföljas av högkvalitativa tekniska lösningar så att arbetsuppgifterna kan utföras effektivt och säkert. 

Bättre utskrifter ger ökad effektivitet

Historiskt sett har allt från posters och etiketter till fakturor, lönedokument, presentationer och listor dagligen skrivits ut på stora multifunktionsskrivare och kopiatorer som har kunnat hantera många olika format. I dag används många av de här skrymmande maskinerna knappt alls, eftersom teamen arbetar på andra platser eller väljer digitala lösningar eller smidigare alternativ. 

Mötesrutinerna har också förändrats. Numera hålls många möten via videosamtal (ofta det enda alternativet under pandemin, och fortfarande förstahandsalternativet för många). Andra tillämpar en mötesmodell där vissa befinner sig på kontoret medan andra kopplar upp sig via länk. Oavsett vilket så är behovet av dokumentation, fortfarande till stor del på papper, fortfarande lika stort. Medarbetarna måste fortfarande hantera och dela utskrivna dokument för att fatta beslut, antingen på kontoret eller hemma, för att följa med i mötet och dela information eller som underlag för diskussion.

Samtidigt fyller skanning numera en viktig funktion för att kunna göra fysiska dokument tillgängliga både på kontoret och hemma, och för att på ett säkert sätt kunna dela dokument med kollegor, partners och leverantörer. Tillgången till mindre, effektivare skrivare med funktioner för skanning är med andra ord viktigare än någonsin. 
Här får vi inte heller bortse från vikten av hållbarhet, som får företag världen över att välja mer energieffektiva lösningar som använder mindre papper. 

Men det betyder inte att utskrifterna har spelat ut sin roll. Snarare visar det att våra utskriftsrutiner har förändrats, och företagen måste veta vad de behöver för att effektivisera sina lösningar. Trenden är tydlig: Företagen måste rationalisera sin utrustning och återvinna och ersätta gamla, skrymmande skrivare och kopiatorer som inte längre används optimalt. Samtidigt måste medarbetarna få tillgång till den utrustning de behöver för att kunna arbeta säkert och effektivt. 

Behöver ditt företag stora A3-kopiatorer? Professionella bläckstråleskrivare eller mindre laserskrivare kan vara en bättre lösning 

En sak är säker: Stora, centraliserade skrivare är inte alltid den effektivaste lösningen i dagens kontorsmiljö. Många företag som använder en skrymmande A3-kopiator skriver ut extremt lite i det här formatet, även om det tidigare kanske var den mest ekonomiska lösningen för hela kontoret, och även om kostnaden per sida fortfarande ofta är relativt låg med en sådan lösning.  Eftersom mängden utskrifter har minskat betydligt på kontoret (inte nödvändigtvis sett till hela företaget, med mindre, utspridda team) måste investeringen i sådan A3-utrustning omvärderas för att tillgodose företagets nya behov.

Det är hög tid att analysera de befintliga maskinernas tekniska funktioner och utskriftsmängder för att avgöra om de verkligen lever upp till medarbetarnas krav. Lika viktigt är det att ta hänsyn till att mindre, moderna enheter kan vara betydligt mer energieffektiva. 

Vissa branscher kommer fortfarande att vara beroende av att kunna skriva ut i A3 – exempelvis arkitekt- och designkontor. Men även de här sektorerna, som också tillämpar nya arbetssätt och digitala format, kan behöva omvärdera sina skrymmande A3-maskiner och investera i en multifunktionell laserskrivare från Brother. De som skriver ut mindre volymer i A3 kan alltid förlita sig på Brother bläckstråleskrivare med olika kapacitet och format, som en mycket effektiv och ekonomisk lösning.

De allra flesta behöver en liten och effektiv lösning snarare än en stor och kraftfull. Nyckeln är att omvärdera och optimera. Brothers sortiment av företagsskrivare för skanning, kopiering och utskrifter är en ekonomisk, effektiv och hållbar lösning som uppfyller kontorets alla behov i en enda enhet. Kombinera skrivaren med en MPS-lösning från Brother för så kostnadseffektiv och hållbar drift som möjligt.