Så revolutionerar artificiell intelligens (ai) det löpande jobbet

I vår tid av digitalisering är det tydligt att artificiell intelligens (AI) och ai verktyg inte längre är en framtidsvision, utan något som i allt högre grad påverkar det löpande arbetet. AI-baserade verktyg och lösningar gör arbetsuppgifter som att skriva, översätta, designa layouter och programmera betydligt mer effektiva. Klassiska AI-tillämpningar omfattar även övervakning av uppgifter samt mönster- och feligenkänning inom kvalitetssäkring. När företag tar hjälp av AI är det samtidigt viktigt att de inser teknikens begränsningar och riskerna i samband med dataskydd och cybersäkerhet.

AI innebär att maskiner kan agera intelligent med hjälp av algoritmer som automatiskt känner igen problem och mönster, eller förstår språk. Det finns olika former av AI, bland annat maskininlärning (ML), djupinlärning (DL) och generisk AI:

• ML-algoritmer bearbetar stora mängder data och kan lära sig av de mönster de registrerar. Exempel: Mönsterigenkänning för kvalitetskontroll eller autentisering.
• DL kan skapa komplexa AI-modeller som närmar sig mänsklig intelligens. Exempel: AI-algoritmer för robotar eller självkörande fordon. 
• Generiska AI-modeller kan leverera resultat automatiskt från sin datapool enligt specifikationerna. Exempel: ChatGPT från OpenAI

Så kan AI förenkla en rad olika processer

På dagens marknad finns ett stort antal AI-verktyg för en mängd olika uppgifter. De gör arbetsprocesserna enklare och avlastar personalen från tidskrävande uppgifter. Verktygen kan t.ex. förenkla och påskynda video- och bildredigering eller optimera tidsplanering. Dessutom kan fördefinierade parametrar kontrolleras med hjälp av övervaknings- och analysverktyg. De skickar löpande resultat i målgruppsanpassade rapporter till beslutsfattare eller servicemedarbetare, så att de alltid har en aktuell överblick över de processer som är relevanta för dem.

Vid övervakning av säkerhetsparametrar eller nyckeltal utfärdar dessa verktyg automatiskt meddelanden vid fördefinierade händelser för att varna för akuta risker, och kan till och med föreslå korrigerande eller förebyggande åtgärder. På så sätt bidrar de till företagets säkerhet och optimerade driftsprocesser. 

AI-baserade analysverktyg hjälper beslutsfattare att hantera en mängd olika problem och är skräddarsydda för specifika krav. Till exempel kan användningen av skrivare och multifunktionsenheter i företagets nätverk analyseras för att uppnå en effektivare användning av enheterna och optimera personalens arbetsflöde. IT-teamet kan använda AI-baserade verktyg för att automatisera många processer, till exempel inom enhetshantering eller onboarding. Nya medarbetare tilldelas då automatiskt ett standardpaket med applikationer, datorkapacitet och åtkomstbehörigheter enligt fördefinierade roller. Deras enheter konfigureras enligt aktuell användarprofil före leverans och registreras automatiskt första gången de loggar in i nätverket. På så sätt minskar IT-avdelningens arbetsbörda avsevärt.

Därför använder allt fler företag ChatGPT 

Chattboten ChatGPT, som bygger på generisk AI, har blivit enormt populär. Den är ett tydligt exempel på hur mångsidig generisk AI är idag. Många företag har redan infört ChatGPT för att effektivisera och förenkla olika processer. Boten kan exempelvis översätta dokument automatiskt på några få sekunder. Den kan sammanfatta e-postkonversationer lika snabbt, eller transkribera ljudinspelningen från ett möte till text och lista de viktigaste punkterna. Det som tidigare tog flera timmar sker nu på nolltid. 

ChatGPT kan även fungera som en idéspruta inför presentationer, koncept och kampanjer. Medarbetarna kan få snabba förslag eller i stort sett färdiga texter via chattinstruktioner. Tack vare AI är det med andra ord inte längre nödvändigt att samla medarbetarna för att brainstorma. 

När det gäller IT-utvecklare kan ChatGPT på några sekunder generera standardkod eller specifika funktioner som effektiviserar arbetsflödet. Den kan underlätta support och kundservice. Dessutom kan ChatGPT skapa analyser som främjar datadrivna och väl underbyggda IT-beslut. ChatGPT kan exempelvis integreras i projektledningsprogram för att analysera projektdata som tidsplaner, resurstillgänglighet och insikter från liknande tidigare projekt. På så sätt förbättras resursfördelningen och kostsamma förseningar undviks. 

På ett liknande sätt kan AI även optimera IT-infrastrukturen. I det här fallet analyserar ChatGPT nätverksdata som serverprestanda, nätverkstrafik och användarnas beteendemönster, och föreslår lämpliga förbättringar. IT-avdelningen kan till exempel spara kostnader genom serverkonsolidering, eller anpassa IT-prestandan till användarnas beteendemönster genom att omfördela nätverksresurser. Chattboten kan även användas för att löpande övervaka infrastrukturen och i realtid rapportera potentiella problem eller avvikelser. Det möjliggör snabba, förebyggande åtgärder och ökar IT-tillgängligheten. 

Med hjälp av AI kan uppgifter utföras betydligt snabbare och enklare än tidigare. Dessutom sparar AI resurser på många olika sätt. 

Så kan AI minska arbetsbelastning och öka effektivitet

AI kan hjälpa till att avlasta medarbetarna på många olika sätt. Analysverktyg kan skapa omfattande och tydliga insikter och underlag som minskar pressen på beslutsfattarna. Därmed kan IT-ledningen planera IT-projekt med större processäkerhet, hantera infrastrukturen mer effektivt och säkert samt förbättra utformningen av nya enheter så att de uppfyller aktuella krav.

En stor fördel med AI är tidsbesparingen.  Medarbetarna sparar värdefull arbetstid eftersom AI utför annars tidskrävande och komplexa dataanalyser och aktiviteter, vid behov eller automatiskt, på några få sekunder. AI kan också användas för att skapa nya funktioner och tjänster mycket snabbare och enklare än tidigare för att göra de anställdas arbete mer effektivt. Detta sparar också tid. 

I den rådande bristen på kvalificerad arbetskraft medför AI att medarbetarna kan hantera fler arbetsområden utan att bli överbelastade. Detta gäller inte bara inom IT, där personalbristen märks särskilt tydligt.

AI gör dessutom jobben mer attraktiva. Det beror på att långtråkiga, enformiga rutinuppgifter som ofta kräver stor koncentration nu kan hanteras av AI. Det frigör i sin tur mer tid för kreativa och utmanande uppgifter. Dessutom utnyttjas potentialen i ChatGPT mest effektivt i kombination med mänsklig intuition och kreativitet. Detta leder till ännu mer innovativa lösningar inom många olika affärsområden. För att hantera de nya förutsättningarna och kraven behöver personalen få lämplig utbildning och support.

Vilka risker och begränsningar finns vid tillämpningen av AI?

När företag börjar använda AI måste de också vara medvetna om dess risker och begränsningar. Eftersom AI-verktyg som ChatGPT vanligtvis körs i molnet har dataskydd och datasäkerhet högsta prioritet. Vissa företag använder en egen version av ChatGPT, som bara används inom företaget. Även då bör personuppgifter filtreras bort i förväg.

Dessutom kan hackare utnyttja AI för automatiserade attacker, vilket gör AI-stödda försvarssystem till ett måste. Därmed är AI i sig både en säkerhetsrisk och en viktig del av skyddsåtgärderna. 

Det är dessutom viktigt att komma ihåg att resultaten bara kan bli så bra som den datapool som används. Den datapool som ChatGPTanvänder innehåller inte alltid den senaste utvecklingen, och innehållet på internet kan också i vissa fall skapa en snedvriden bild. Genom formuleringar som ”i samma stil som” förhindras brott mot upphovsrätten. Användare bör därför alltid kontrollera det innehåll som skapas av generativa AI-verktyg, och anpassa det vid behov.

Trots alla reservationer är en sak klar: IT-ledningen bör definitivt ha en strategi för tillämpningen av AI. För att detta ska kunna ske på bästa möjliga sätt måste arbetet integreras i företagets affärsstrategi och säkerhetssystem. Företag måste hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen och undvika okontrollerad och därmed oskyddad användning av dessa populära verktyg.

Så kan AI effektivisera processerna inom utskriftsteknik

Artificiell intelligens tillämpas även i utskriftsteknik. AI kan övervaka enhetsanvändning och användarbeteende på nätverksnivå i realtid och tidigt varna serviceteamet för eventuella tekniska problem, för att förhindra driftstopp.

Artificiell intelligens hjälper även IT-teamet att lättare identifiera förändrade utskriftskrav. Det gör det möjligt att mer effektivt anpassa den befintliga skrivarmiljön till rådande omständigheter. De data som inhämtas visar t.ex. om enheternas funktioner är optimerade, och om en annan typ av utrustning eller placering skulle vara mer kostnadseffektiv eller användarvänlig. Detta är särskilt attraktivt för företag som har infört hybridarbete. 

Företag som använder AI-stödda eller Managed Print Services har ett automatiserat system för utskriftshantering som förenklar drift och underhåll. På så sätt kan fel identifieras och åtgärdas snabbare. Dessutom registrerar enheten automatiskt när förbrukningsartiklar som bläckpatroner eller tonerkassetter börjar ta slut, och kan då beställa nya på egen hand. Det innebär att enheterna kan användas effektivt och smidigt utan avbrott. Det minskar arbetsbördan avsevärt för såväl användare som servicepersonal.

Därför bör du tänka strategiskt vid tillämpningen av AI 

AI och automatisering har länge varit en del av vår vardag, och blir allt viktigare i takt med den ökande digitaliseringen. I slutändan handlar det om verktyg som måste anpassas till specifika syften och implementeras på ett specifikt sätt. Att införa AI kräver därför en strategisk plan. För att utveckla och implementera AI på ett sätt som uppfyller kraven är det väl värt att samarbeta med externa tjänsteleverantörer med expertkunskap inom AI.

Upptäck Managed Print Services