Så kan outsourcing av dina utskrifter ge dig en tydligare bild av din verksamhet

Att ta hjälp utifrån kan vara ett smart sätt att få tillgång till spetskompetens för strategiska satsningar, till exempel digital omvandling, en flytt till molnet eller en AI-strategi i världsklass.

Men outsourcing är inte bara för avancerade projekt. Att välja rätt partner kan göra stor skillnad inom mindre uppmärksammade, men extremt viktiga områden, som utskrifter. 

Utskrifter fortsätter trots allt att spela en avgörande roll för verksamheten. I Europa uppger 43 % av företagen att pappersdokument är ett måste för deras affärsprocesser, enligt en studie från IDC, medan 28 % hänvisar till lagstadgade krav på att bevara pappersdokument. Mer än tre fjärdedelar anger att de behöver behålla eller öka antalet utskrifter av bokförings- och finansdokument.  

Såväl stora som mindre stora företag bör med andra ord ägna mer uppmärksamhet åt hur de hanterar sina utskrifter. Eller hitta en partner som kan hantera utskrifterna åt dem.  

Genom att vända sig till en specialist inom MPS (Managed Print Service) kan IT-ledare hantera utmaningar inom säkerhet, effektivitet, hållbarhet eller efterlevnad, som påverkar hela organisationen. Dessutom blir det enklare att hantera kompetensbrist, samtidigt som riskerna minskar och intern expertis som kan fokusera på mer strategiska affärsfrågor frigörs.

Vad du kan förvänta dig av MPS (Managed Print Service)

Samtidigt detaljgranskas dokumentutskrifterna till följd av ett ökande fokus på hållbarhet. När utskrifter hanteras ineffektivt kan resurser som energi, papper, bläck och toner gå till spillo. Detta är en tydlig hållbarhetsutmaning. Men det är även negativt för balansräkningen och kan dessutom utgöra en säkerhets- och dataskyddsrisk.

Genom att outsourca eller välja en utskriftspartner kan alla dessa problem undvikas. Tidigare har denna outsourcing ofta fokuserat alltför mycket på huvudkontorets verksamhet, i stället för att hitta decentraliserade lösningar som passar växande företags behov.  

Detta kan skapa en rad olika problem. 

Ansvaret för att hantera och köpa in förbrukningsmaterial och utrustning på lägre, lokal nivå kan ofta falla på personal med begränsad kunskap. Det kan leda till att förbrukningsmaterial, eller till och med skrivare, köps in oplanerat och kortsiktigt, så att företaget inte får bästa valuta för pengarna. Ännu mer oroande är att användningen av hemmautrustning eller bristande kunskap om sekretessprotokoll skapar risk för dataexponering. Lokala medarbetare kan till och med köpa enheter från oseriösa tillverkare, som kan skapa allvarliga säkerhetsrisker när de ansluts till nätverket.

Det är därför tillit är avgörande, förklarar Phil White, MPS-ansvarig och utskriftsexpert på Brother. ”Vad vi menar med managed print services (MPS), särskilt för större företag, är att outsourca sin infrastruktur för utskrifter och dokument till en betrodd leverantör för alla arbetsplatser, såväl på kontoret som hemma.”

Med en modern MPS-lösning samlas utgifterna för utskrifter och dokument på ett enda kostnadsställe, vilket gör kostnaderna mycket mer synliga och enklare att spåra. Dessutom blir medarbetarnas användning av utskriftsresurserna mycket mer transparent och därmed hanterbar, oavsett om det handlar om att se till att de har rätt förbrukningsmaterial till bästa pris eller att de använder utskriftsresurserna på ett hållbart sätt.

Denna insyn i vad personalen verkligen gör bidrar också till säkerheten. När din MPS-partner fokuserar på samtliga filialer och inte bara på huvudkontoret försvinner risken att enheter som inte är godkända ansluts slumpmässigt till nätverket. ”Fördelen med detta är att du får ökad kontroll och att lösningen blir mycket säkrare”, säger Phil.

Detta är ett stort problem för ett företag med många butiker eller filialer, men det är lika viktigt för läkarmottagningar och andra vårdinrättningar där sekretessen är avgörande, liksom för transport- och logistikföretag och andra decentraliserade företag.

Och behovet av tillit innebär att den som ska skriva ut ett recept eller en faktura kan lita på att enheten kommer att fungera, när den behövs.

Du behöver en skrivare och en utskriftspartner som du kan lita på

När man ska välja en potentiell partner är det därför viktigt att ha en klar uppfattning om vad man verkligen vill uppnå. Det här handlar inte om IT, säger Phil. Frågan är snarare: ”Vilket affärsresultat är du ute efter?”

”Därefter måste du hitta en partner som förstår din verksamhet, som förstår de resultat du vill uppnå som organisation och som IT-avdelning, som ekonomiavdelning och rent operativt.”

Alla organisationer är olika och det måste en potentiell leverantör förstå, snarare än att bara presentera en färdig mall dag ett. ”Det är viktigt att de tar sig tid att verkligen agera rådgivare”, säger Phil.

Helst ska de hjälpa dig att identifiera utmaningar som du inte ens visste att du hade, oavsett om det handlar om anställda som betalar för mycket för förbrukningsmaterial, eller affärsprocesser som hindras av ineffektiv infrastruktur. Och de bör erbjuda dig en lösning som är tillräckligt flexibel för att ge de resultat du eftersträvar och hantera alla de utmaningar som din organisation står inför.

I Brothers fall är MPS-strategin decentraliserad redan från början, och den underliggande infrastrukturen hostas i molnet. Dessutom, förklarar Phil, är Brother väl medvetna om att olika företag har olika behov och önskemål när det gäller dokumenthantering, så MPS-plattformen är kompatibel med alla typer av programvara för dokumenthantering.

”Vårt rådgivande arbetssätt handlar om att förstå vilken betydelse dokumenten har för verksamheten och hur de bäst kan anpassas till företagets mål”, säger han. 

Kunderna ska med andra ord inte vara rädda för att sträva efter ett MPS-avtal där tjänsten är tydligt kopplad till deras affärsmål. Det kan till och med innebära att införa straffavgifter för tjänsteleverantörer vars lösning inte klarar att uppnå företagets mål, oavsett om det handlar om att minska kostnaderna eller antalet dokumentutskrifter.

Alla vet att utskrifter aldrig kan ge IT-ledare samma adrenalinpåslag som AI eller robotteknik. Men även om utskrifter kanske inte betraktas som en nyckelfråga för en organisation så kan kundnöjdhet, datasäkerhet eller förbättrad produktivitet vara det.

Som Phil förklarar: ”Det är dokumentets värde som är det viktiga.”

Det är tydligt att de bästa strategierna för outsourcing av utskrifter börjar med en öppen dialog och bygger på tillit på lång sikt. För ett förutsättningslöst samtal om hur Brother och dess MPS-partners kan hjälpa dig att få ut det mesta av din utskriftsinfrastruktur, ta en titt på vårt utbud av MPS-lösningar.