Fyra enkla sätt att skydda dina utskriftsdata

Servrarna har åtkomststyrd lagring. Datorer och surfplattor skyddas av lösenord.  Enskilda filer och databaser kan även skyddas genom extra säkerhetsnivåer. Men vad händer när känslig information ska skrivas ut? 

När du har loggat in och fått åtkomst till konfidentiella dokument skickas de till en skrivare som ofta inte är lika säker som övriga enheter i ditt IT-nätverk. Det innebär en stor risk för intrång. Som tur är finns det några enkla lösningar som kan förhindra att känslig information hamnar i fel händer. 

Börja med att läsa vår enkla guide i fyra steg för att öka säkerheten för dina utskrifter:

1. Håll koll på dina utskrifter

Första steget för att göra dina utskrifter säkrare är att identifiera potentiella risker för dina data. Det kräver att du känner till vilka som skriver ut vad, och när. Här kan ett verktyg för utskriftshantering vara till stor hjälp. 

Det är en enkel display som ger dig ökad kontroll genom att hjälpa dig att övervaka användning och kostnader. Med den kan du även sammanställa rapporter. Det gör även informationen spårbar, vilket är avgörande vid ett eventuellt dataintrång eftersom du snabbt kan identifiera vilka data som har skrivits ut eller bearbetats.

2. Ge endast behöriga åtkomst

Hur många av oss har inte skickat ett dokument till skrivaren och sedan fortsatt med en annan uppgift och glömt att hämta det utskrivna dokumentet? Det är lätt hänt. 

Man räknar med att en genomsnittlig medarbetare lämnar upp till 600 sidor i skrivaren varje år.  Om något av dessa dokument innehåller konfidentiell information kan fel person få åtkomst till den. 

Låt dina medarbetare använda en PIN-kod eller ett trådlöst autentiseringskort för att låsa upp skrivaren. Det minskar risken för att känsligt material hamnar i fel händer och minskar samtidigt mängden onödiga utskrifter.  Funktionen är särskilt användbar inom avdelningar för HR, juridik och ekonomi som ofta hanterar konfidentiella dokument. 

3. Lås informationen

Avdelningar som regelbundet hanterar känslig information kan tillämpa en ännu högre säkerhetsnivå för sina utskrifter. 

Vissa skrivare erbjuder möjligheten att låsa alla utskriftsfunktioner tills en behörig användare loggar in. Det går även att ange särskilda tidsbegränsningar för datalagring så att skrivaren raderar dokument efter ett visst tidsintervall..

Tidsgränsen kan anpassas efter dina behov, från några timmar till flera dagar. Med vissa enheter kan du även använda Microsofts Active Directory eller en LDAP-autentiserad server för att styra vilka som tillåts åtkomst till dina skrivare och inte. 

4. Skydda dina skannade dokument

Dina säkerhetsåtgärder borde inte bara omfatta utskrifter. Du kan även skydda alla dina skannade dokument genom att låsa PDF-filer med PIN-kod eller genom att utnyttja SFTP (Secure File Transfer Protocol). Genom att skanna till SFTP säkerställer du att alla dina uppladdade skannade dokument är helt skyddade. 

Det innebär att du kan skicka skannade data till dig själv eller till en kund som vanligt, men med ett extra krypteringslager. Om något av dina skannade dokument hamnar i fel händer är informationen fortfarande skyddad och säker.
 

Kontakta oss redan i dag för att få reda på hur vi kan hjälpa dig att hantera dina skrivare och vilka lösningar som finns för ökad utskriftssäkerhet för just ditt företag. 

¹ Brother UK whitepaper – The Hidden Cost of Printing